ביום משפחות של חברה מגיעים אנשים עם ציפיות שונות. ילד אחד רוצה לרוץ ישר למתקנים, אחיו מעדיף משחק רגוע, וההורה רוצה לפגוש את הצוות מהעבודה בלי לאבד קשר עם המשפחה. לכן תכנון האירוע מתחיל בהרכב המשתתפים ובאופן התנועה במתחם. בחירת אטרקציות היא חלק מהעבודה; צריך גם להחליט איך המשפחות נכנסות, היכן הן נפגשות ומתי הן עוצרות לאכול או לנוח.
אוספים מידע שיעזור לבחור את הפעילות
מספר העובדים אינו מספר המשתתפים ביום משפחות. ברישום בקשו את מספר המלווים והילדים ואת קבוצות הגיל, כדי לא לבנות את התוכנית על הנחה שלכל עובד מגיע אותו הרכב משפחתי. רצוי לעדכן את התמונה לקראת האירוע ולמסור לספקים את הנתונים המעודכנים.
אפשר לאסוף גם בקשות התאמה רלוונטיות, בדרך המכבדת את פרטיות המשפחות ומעבירה לספק רק את הדרוש לתכנון. המטרה היא להבין אילו אפשרויות השתתפות צריך להכין. לא כל מי שמגיע מעוניין בתחרות, בפעילות רטובה או בעמדה טכנולוגית.
בחרו מה האירוע אמור לאפשר: מפגש חופשי בין משפחות, משחק משותף או מעבר בתחנות. אירוע פתוח לאורך אחר הצהריים דורש תכנון שונה מסבב פעילות שמתחיל בשעה קבועה. אם המשפחות מגיעות בהדרגה, כדאי שלא תהיה תחנה מרכזית שאפשר להצטרף אליה רק פעם אחת.
בונים מתחם שבו אפשר לבחור בין פעילויות
אפשר לחלק את השטח לאזורי פעילות שונים, בהתאם לציוד ולקהל. החלוקה אינה חייבת להיות רק לפי גיל. רצוי לחשוב גם על עוצמת הפעילות, על הצורך בליווי ועל מקום ישיבה שממנו אפשר להבין מה קורה במתחם. את התאמת המתקנים עצמם בודקים לפי הוראות כל דגם.
| חלק במתחם | מטרה בתכנון | מה לברר |
|---|---|---|
| פעילות לילדים צעירים | אפשרות המתאימה לקבוצה שנרשמה | דגם, גילי שימוש, השגחה ומרחב למלווים |
| משחקים ותחרויות | השתתפות לפי בחירה ובסבבים | מספר שחקנים, משך סבב ומקום המתנה |
| עמדות טכנולוגיות | חלופה נוספת לצד הפעילות הפיזית | תוכן, התאמת גיל וניהול תורים |
| ישיבה וכיבוד | מקום להפסקה ולמפגש משפחתי | נגישות, צל או תנאי פנים ותזמון הגשה |
בתכנון משחק משותף להורים ולילדים, הגדירו את צורת ההשתתפות לפני בחירת הציוד. אפשר למשל לבחון תחנות עם משימות קצרות או שולחנות משחק המתאימים לקהל. אין להניח שמותר להורה ולילד לעלות יחד על מתנפח רק מפני שהאירוע משפחתי; השימוש נקבע לפי הוראות המתקן.
הדוגמה הבאה היא הצעה תכנונית, לא תיאור אירוע שהתקיים: משפחות נכנסות למתחם, מקבלות הסבר על התחנות ובוחרות פעילות ראשונה. בהמשך מתקיימת התכנסות משותפת קצרה, ואחריה חוזרים לפעילות חופשית ולכיבוד. היתרון הוא שנקודת המפגש המשותפת אינה מחייבת את כולם לבחור באותה אטרקציה.
כדי שהחלוקה תהיה ברורה, הכינו שילוט פשוט ורשמו ליד כל תחנה את המידע שהמפעיל אישר למסירה. צוות קבלת הפנים צריך לדעת היכן השירותים, למי פונים בשאלה ומה קורה אם משפחה מבקשת לשנות פעילות. זה מידע מועיל יותר מרשימת שמות האטרקציות בלבד.
מתאמים את הספקים, האוכל ולוח הזמנים
ביום משפחות יש להבחין בין ניהול האירוע לבין הפעלת המתקנים. מנו איש קשר מטעם הארגון שמכיר את התוכנית ויכול לקבל החלטות, ותאמו בכתב את תפקידי הספק. בררו מי מכוון משפחות, מי מנהל סבבים ומי מטפל בשינוי בלוח הזמנים.
בתכנון המזון ספרו גם את המבוגרים והמלווים. הגדירו אם מוגשת ארוחה או כיבוד, כיצד מטפלים בבקשות תזונתיות ומתי נפתחות העמדות. אפשר לבחון שילוב דוכני מזון בלי לרכז את כל המשתתפים לאותה נקודה באותה דקה.
בדקו את המקום גם בשעות ההקמה והפירוק: גישה לרכב, שעות כניסת ספקים, משטחי הצבה ותשתיות. אם האירוע בחוץ, סגרו מראש כיצד מתקבלת החלטה על שינוי תוכנית כאשר התנאים אינם מתאימים. חלופה צריכה להיות זמינה ומאושרת, ולא רק רעיון שמוזכר בשיחה.
לקבלת הצעה, הכינו דף קצר עם הרכב הקהל, מיקום האירוע, שעות הפעילות והעדפות הארגון. אפשר לעיין בעמוד אירועי החברה של גן עדן לילדים ולפנות בטלפון 054-950-8840. בקשו שילוב שמותאם למשפחות שנרשמו, עם פירוט כוח האדם, הציוד ותנאי ההקמה.
